Kumppani avuksi asiakasymmärryksen syventämiseen ja kehitystyön ohjaamiseen
Index Information Technologies halusi hyödyntää ELY-keskuksen kehittämisavustusta tuotteensa kehittämiseen ja asiakasymmärryksen syventämiseen. Tähän tarkoitukseen yritys tarvitsi kokeneen kumppanin, joka auttaisi muotoilemaan hakemuksen oikein ja rakentamaan sen ympärille kokonaisuuden, joka todella veisi liiketoimintaa eteenpäin. Keskustelujen jälkeen kumppaniksi valittiin Y4 Works vahvan näkemyksen ja sujuvan keskusteluyhteyden perusteella.
“Teidän tapanne jäsentää, miten projekti kannattaa rakentaa, oli vakuuttava. Keskusteluyhteys oli helppo alusta asti, ja se vaikutti paljon valintaan.”
– Oliver Kauppila, toimitusjohtaja.
Pilotoinnista syntynyt asiakasymmärrys muodosti perustan uudistuvalle dokumenttienhallintajärjestelmälle
Projekti käynnistyi kehittämisavustushakemuksen valmistelulla. Asiantuntijamme johdolla yritys muotoili hakemuksen kehittämisavustuksen tarkoituksiin soveltuvaksi. Tämän ympärille suunniteltiin palvelukokonaisuus, joka kattoi pilotoinnin, strategiatyön ja liiketoiminnan kehittämisen.
Varsinainen kehitystyö aloitettiin suunnittelemalla pilotointi järjestelmälle, joka oli tuotekehityksen viimeistelyvaiheessa. Järjestelmää haluttiin testata oikeassa asiakasympäristössä dokumentointijärjestelmien käyttäjien keskuudessa. Tutkimusalan ammattilainen liikkeenjohdon konsultti Aino-Maria Hansén tarjosi pilotointiin valmiin testauskonseptin, jolla pystyttiin keräämään pilotointiin osallistuneiden palautteet sekä testauksen aikana että sitä syventävissä jälkihaastatteluissa. Testauskonsepti räätälöitiin Index IT:n yrityskohtaisiin tarpeisiin ja malli auttoi suunnittelemaan ja keräämään tärkeää palautetta tuotekehityksen viimeistelyyn.
“Pilotointi toi nopeasti esiin, missä kohdin ratkaisu todella tuottaa arvoa käyttäjille ja missä kohdin on vielä hiomistarpeita. Systemaattisilla tiedonkeruumenetelmillä saatiin asiakkaalle talteen juuri se tieto, mitä he tarvitsivat kehitystyöhönsä”, Hansén kuvaa hyötyjä. Lisäksi Y4 Works auttoi yritystä kartoittamaan pilotointiin sopivat osallistujat. Liikkeenjohdon konsultti Lauri Kosonen oli yhteydessä uusiin potentiaalisiin asiakkaisiin, joita Index IT sai mukaan testaamaan uudistuvaa järjestelmää.
Strategiatyö aloitettiin nykytilan analyysillä ja yrityksen ydintoiminnan kartoituksella, minkä jälkeen järjestettiin kolme koko tiimin yhteistä työpajaa. Työpajoissa käytiin läpi pilotoinnin opit ja niiden vaikutus yrityksen tulevaisuuteen, rakennettiin asiakas-, tuote- ja kasvustrategiat sekä muotoiltiin arvolupausta ja myyntiviestejä. Samalla määriteltiin strategiamalli, joka toimii yrityksen arjessa ketterästi ja tukee päätöksentekoa. “Kun pilotoinnin havainnot yhdistettiin johdon kanssa tehtyyn analyysiin, pystyimme rakentamaan mallin, joka tukee yrityksen arjen päätöksentekoa ilman monimutkaisia työkaluja.”, strategiatyöstä vastannut liikeenjohdon konsultti Henri Saarela kommentoi.
“Saimme strategian, joka oikeasti elää arjessa, ei vaan mapissa”
– Oliver Kauppila, toimitusjohtaja.
Lopputuloksena kokonaisuus, joka vei tuotetta eteenpäin ja selkeytti yrityksen strategian
Yritys sai käyttöönsä strategiamallin, joka on otettu aidosti osaksi johtamista. Strategia käydään nykyisin läpi kuukausittain, ja vastuut sekä tavoitteet ovat selkeytyneet. Pilotointi toi esiin eri toimialojen käyttäjien tarpeita ja konkreettisia kehityskohteita. Se auttoi suuntaamaan tuotteen seuraavat askeleet. Lisäksi strategiatyö yhdisti erilaiset näkökulmat yrityksen sisällä yhteiseen suuntaan. “Projektista jäi meille pysyviä toimintatapoja. Saimme tuotetta ison harppauksen eteenpäin ja selkeyttä koko yrityksen toimintaan”, Kauppila kertoo. Lisäksi hanke loi pohjaa tuleville kehittämistoimenpiteille.
Kauppila suosittelee palvelua erityisesti yrityksille, joilla on kasvuhaluja ja tarve selkeyttää suuntaa. Pilotointi tarjoaa arvokasta asiakasymmärrystä, ja strategiatyö auttaa pysähtymään arjen keskellä miettimään tulevaisuutta: “Suosittelen lämpimästi. Pilotointi ja strategiatyö sopivat erinomaisesti pienemmille yrityksille, joissa tällaisia prosesseja tehdään harvemmin.”
