Muutosneuvottelut – mitä HR:n ja johdon kannattaa tehdä

Neuvotteluaikaa on nyt vähemmän kuin ennen. Yhteistoimintalain muutokset tulivat voimaan 1.7.2025 ja vähentämistä koskevien neuvottelujen vähimmäiskesto lyheni kuudesta viikosta kolmeen ja 14 päivästä seitsemään. Siksi yhä useampi asia kannattaa miettiä valmiiksi ennen kuin muutosneuvottelut alkavat. Kokosimme tähän asioita, joihin törmäämme muutostilanteissa toistuvasti.

Missä järjestyksessä irtisanomisista kerrotaan muutosneuvotteluissa?

Muutosneuvottelut on hyvä hoitaa sensitiivisesti. Ihminen muistaa pitkään, mistä hän kuuli oman työnsä päättymisestä. Jos tieto tulee epäsuorasti, esimerkiksi käytäväpuheesta, uutisesta tai yhteisestä kalenterikutsusta, kokemusta on vaikea paikata jälkikäteen. Kannattaa siis sopia etukäteen, kuka kuulee mitä ja missä järjestyksessä. Tavallisesti järjestys on tämä:

1. Johtoryhmä sekä esihenkilöt, joiden tiimejä asia koskee. Heidän pitää tietää ensin, koska heiltä kysytään tilanteesta.
2. Henkilöstön edustajat, kuten laki edellyttää.
3. Ne joita päätös suoraan koskee, kahdenkeskisessä keskustelussa.
4. Muu henkilöstö samana päivänä.
5. Asiakkaat, kumppanit ja tarvittaessa media.

Väli kolmannen ja neljännen vaiheen välillä kannattaa pitää lyhyenä. Mitä kauemmin tieto on vain osalla, sitä todennäköisemmin se vuotaa. Vuotanut tieto puolestaan on usein virheellistä ja epäsensitiivisesti ilmaistua.

Sama koskee neuvottelujen aikaa. Kun virallista tietoa on vähän, ihmiset täyttävät aukot itse. Lyhyt viesti siitä, mitä tiedetään, mitä ei vielä tiedetä ja milloin seuraavan kerran kerrotaan lisää, rauhoittaa enemmän kuin pitkä hiljaisuus.

Miten esihenkilö valmistautuu irtisanomiskeskusteluun?

Vaikeimmat keskustelut käy yleensä lähiesihenkilö ja moni käy niitä ensimmäistä kertaa. Esihenkilö on itsekin keskellä muutosta ja usein hyvin lähellä ihmisiä, joille uutinen kerrotaan.

Ennen keskusteluja esihenkilön kannattaa tietää ainakin nämä:

• Perustelut niin, että hän osaa kertoa ne omin sanoin.
• Mitä lähtevä saa: irtisanomisaika, työllistymisvapaa, mahdollinen valmennus ja muu tuki. Epäselvä vastaus näihin kysymyksiin lisää epävarmuutta nopeasti.
• Mitä hän ei voi luvata eikä kommentoida. Hyvä vastaus on usein ”En tiedä vielä, selvitän ja palaan asiaan pian”.
• Mitä tapahtuu keskustelun jälkeen: saako ihminen lähteä kotiin, kenen kanssa hän voi puhua ja milloin seuraava tapaaminen on.

Myös esihenkilö tarvitsee tukea. Sovi, kenelle hän voi soittaa keskustelujen välillä ja miten hänen omaa jaksamistaan seurataan, kun keskustelut on käyty.

Mitä työnantajan on tarjottava irtisanotulle?

Laki määrittelee tuen vähimmäistason. Tuotannollisin ja taloudellisin perustein irtisanotulle kuuluu palkallista työllistymisvapaata työnhakuun: 5, 10 tai 20 työpäivää irtisanomisajan pituuden mukaan. Hänellä on myös oikeus työllistymissuunnitelmaan työvoimapalveluissa, ja työnantajan pitää kertoa tästä työntekijälle. Lisäksi yrityksen koosta ja irtisanottavien määrästä riippuen voimassa ovat nämä:

Työnantajan velvollisuutena tarjoama valmennus ei ole työntekijälle veronalaista tuloa.

Lakisääteinen tuki on hyvä pohja, mutta se ei tavoita kaikkia. Lyhyen työsuhteen työntekijä tai pienen yrityksen työntekijä voi jäädä ilman valmennusta kokonaan. Moni työnantaja tarjoaa siksi uudelleensijoittumisvalmennusta eli outplacementia laajemmin kuin laki vaatii.

Mitä outplacement on käytännössä: Uudelleensijoittumisvalmennus eli outplacement on työnantajan kustantamaa valmennusta, joka auttaa irtisanottua löytämään uuden työn tai muun seuraavan askeleen. Valmentaja auttaa ihmistä käsittelemään tilannetta, kartoittamaan osaamisensa ja suunnittelemaan seuraavan askeleen, oli se uusi työpaikka, alanvaihto tai yrittäjyys. Hyvä valmennus on henkilökohtaista. Sama runko ei sovi kaikille, eikä kymmenen vuotta samassa talossa ollut asiantuntija tarvitse samaa tukea kuin uran alussa oleva.

Milloin se kannattaa aloittaa: Mahdollisimman pian, jo irtisanomisaikana. Tieto tarjolla olevasta tuesta kannattaa antaa jo irtisanomiskeskustelussa, jotta irtisanotulla on heti tiedossa seuraava askel. Itse valmennus alkaa yleensä muutaman päivän kuluttua, kun uutista on ehtinyt jonkin verran käsitellä.

Näin valmennus etenee Y4 Worksilla: Otamme yhteyttä irtisanottaviin saman vuorokauden aikana siitä, kun työnantaja on toimittanut heidän yhteystietonsa. Ensimmäisessä tapaamisessa asetetaan tavoite ja tehdään henkilökohtainen suunnitelma. Sen jälkeen alkaa 1–6 kuukauden intensiivinen yksilövalmennus, jota tukevat viikoittaiset työpajat ja Kytkin-verkkovalmennus. Palvelu kestää kaikkiaan 12 kuukautta, ja valmentaja on käytettävissä vielä uuden työn alkaessa.

Valmennuksesta voi sopia etukäteen puitesopimuksella. Siitä ei synny kuluja ennen kuin palvelua käytetään, joten valmennus voi alkaa heti, kun tarve tulee. Hinta perustuu osallistujan kuukausipalkkaan, ja laskutamme vain niistä, jotka aloittavat valmennuksen. Lue lisää: muutosturvavalmennus yrityksille. Jos taas luet tätä itse irtisanottuna voit katsoa lisätietoja siitä, mitä muutosturvavalmennus tarkoittaa sinulle.

Mitä tehdä muutosneuvottelujen jälkeen?

Kun muutosneuvottelut päättyvät, työt eivät järjesty itsestään. Lähtevät tekevät usein irtisanomisaikansa samassa työyhteisössä ja tiimi jatkaa pienemmällä porukalla samoja töitä, ellei joku päätä toisin.

Kolme asiaa kannattaa hoitaa heti:

• Työn uudelleenjako: Käy läpi mitä lähtevät tekivät ja päätä mikä jatkuu, mikä siirtyy ja mikä lopetetaan.
• Irtisanomisajan käytännöt: Sovi lähtevien kanssa, miten työllistymisvapaa ja valmennus sovitetaan töihin. Kun asia on sovittu, kenenkään ei tarvitse kysyä erikseen lupaa hakea töitä.
• Tieto siitä, mitä seuraavaksi: Kerro koko työyhteisölle, onko muutoksia tulossa lisää ja milloin tilannetta seuraavan kerran arvioidaan. Jos et tiedä, sano myös se.

Muutosneuvottelut vaikuttavat myös niihin, jotka jatkavat organisaatiossa. Y4 Works valmentaa esihenkilöitä ja tiimejä muutoksen jälkeen ryhmävalmennuksilla sekä sparrauksilla, ja tukena voi olla myös henkilökohtainen valmennus sertifioidun business coachin kanssa.

Sekä hyvin että huonosti hoidettu muutos näkyy koko työyhteisössä vielä pitkään muutosneuvotteluiden jälkeenkin.

Muistilista ennen ensimmäistä muutoskeskustelua

• Viestinnän järjestys sekä aikataulu on sovittu, ja jokainen tietää oman osuutensa.
• Esihenkilöt tuntevat perustelut sekä lähtevälle kohdistetun tuen ja ovat harjoitelleet keskustelun sisällön.
• Esihenkilöillä on joku, jolle soittaa keskustelujen välillä.
• Lakisääteiset velvoitteet on tarkistettu: työllistymisvapaa, toimintasuunnitelma, valmennus, työterveyshuolto ja 55 vuotta täyttäneiden muutosturva.
• On päätetty tarjotaanko valmennusta myös niille, joita lakisääteinen velvoite ei koske.
• Jokainen lähtevä saa keskustelussa kirjallisesti tiedon tuesta ja yhteyshenkilöstä.
• Työn uudelleenjako on suunniteltu ja tiimit kuulevat siitä heti.

Usein kysyttyä yt- ja muutosneuvotteluista

Kokosimme tähän vastaukset kysymyksiin muutosneuvottelujen kestosta, irtisanomiskeskustelusta sekä työnantajan velvoitteista, joita HR ja johto kysyvät meiltä muutostilanteissa useimmin.

Mitä eroa on muutosneuvotteluilla ja yt-neuvotteluilla?

Ne ovat sama asia. Nimi vaihtui muutosneuvotteluiksi, kun yhteistoimintalaki uudistettiin vuonna 2022, mutta arkikielessä puhutaan yhä yt-neuvotteluista.

Kuinka kauan muutosneuvottelut kestävät?

Heinäkuusta 2025 alkaen vähintään kolme viikkoa tai seitsemän päivää. Kesto riippuu yrityksen koosta ja siitä, mitä neuvotteluissa käsitellään. Jos irtisanottavia on vähintään kymmenen, työsuhde voi päättyä aikaisintaan 30 päivää sen jälkeen, kun neuvotteluesitys on toimitettu työvoimaviranomaiselle.

Mitä irtisanomiskeskustelussa pitää kertoa?

Päätöksen perustelut, irtisanomisaika ja työllistymisvapaa, tarjolla oleva tuki sekä se, mitä keskustelun jälkeen tapahtuu ja kehen voi olla yhteydessä. Tieto tuesta ja yhteyshenkilöstä kannattaa antaa myös kirjallisesti, koska kaikkea keskustelussa kuultua ei ehdi omaksua kerralla.

Onko työnantajan pakko tarjota valmennusta irtisanotulle?

On, jos yrityksessä on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää ja irtisanotun työsuhde on kestänyt vähintään viisi vuotta. Valmennuksen tai koulutuksen arvon pitää vastata vähintään irtisanotun kuukausipalkkaa, ja se on toteutettava kahden kuukauden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Muissa tilanteissa valmennus on vapaaehtoista.

Mikä on työllistymisvapaa ja kuinka pitkä se on?

Työllistymisvapaa on palkallista vapaata, jonka aikana tuotannollisin ja taloudellisin perustein irtisanottu voi hakea töitä ja osallistua työllistymistä edistäviin palveluihin. Vapaata on 5 työpäivää, kun irtisanomisaika on enintään kuukausi. Kun irtisanomisaika on yli kuukausi mutta enintään neljä kuukautta, vapaata on 10 työpäivää. Kun se on yli neljä kuukautta, vapaata on 20 työpäivää. Jos irtisanottu on täyttänyt 55 vuotta ja hänellä on oikeus laajennettuun muutosturvaan, vapaata on viisi päivää enemmän.

Mitä irtisanotun valmennus maksaa työnantajalle?

Lakisääteisen valmennuksen arvon on vastattava vähintään irtisanotun kuukausipalkkaa, joten hinta vaihtelee henkilöittäin. Y4 Worksilla hinta perustuu osallistujan kuukausipalkkaan, ja laskutamme vain niistä, jotka aloittavat valmennuksen.

Lähteet

• Työmarkkinatori: Yhteistoimintalain muutokset 1.7.2025
• Työmarkkinatori: Muutosturva työnantajan näkökulmasta
• Helsingin kaupunki: Työnantajan velvollisuudet irtisanomis- ja lomautustilanteissa
• EK: Työsopimuslain muutokset 2017, soveltamisohje
• Minilex: Työllistymisvapaa
• Kela: Muutosturvaraha
• Verohallinto: Työnantajan tuki uudelleentyöllistymiseen