fbpx

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä

Y4 Works Oy
Y-tunnus: 2978296-6
osoite: Kanavaranta 9, 00160 Helsinki p. +358 44 741 8648
sähköposti: tiimi@y4works.fi

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Jussi Wäistö
p. +358 44 980 9455 sähköposti: jussi@y4works.fi

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

–  Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn

–  Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde

–  Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen

–  Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän asiakkuussuhteeseen.

–  Rekisteröidyn julkisesti luovuttamat tiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat markkinointi, asiakkuuden hoito, palveluiden tulosten (anonyymi) tilastointi, työnantajavelvollisuudet, laskutus ja rekrytointi.

Asiakkuuksia ovat yritystasoiset neuvonta-, konsultointi- ja koulutuspalvelut sekä henkilötasoisina työllistymis- ja uraneuvonnat sekä -koulutukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteitä:

–  Rekisteröidyltä itseltään

–  Kaupparekisteristä

–  Väestörekisterikeskuksesta

–  Vainulta, Bisnodelta, Asiakastiedolta ja muilta vastaavilta asiakastietoa tarjoavilta yksityisiltäpalveluntarjoajilta

– Yritysten omilta internet-sivuilta – TE-toimistolta

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Nimi, puhelinnumero, sähköposti, yrityksen nimi, yrityksen y-tunnus, yrityksen toimiala, yrityksen tunnusluvut, yrityksen ilmaistu tilanne ja yhteydenottojen sisältö. Henkilötunnus, jos se on välttämätöntä. Henkilöasiakkailta voidaan kerätä tarvittaessa työllistymiseen liittyviä henkilötietoja, kuten työhistoria tai työllistymisen esteet. Muut asiakkuuden hoidon välttämättömät tiedot. Työnantajavelvollisuuksien ja rekrytointien hoitamisen liittyvät välttämättömät tiedot.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Palvelua tuotettaessa tietoja voidaan palvelun toteuttamiseksi luovuttaa palvelussa yksilöityjä tietoja yksilöidylle vastaanottajalle – esimerkiksi TE- toimistolle.

Tietoja voidaan poikkeuksellisesti luovuttaa viranomaiselle lain vaatimalla tavalla.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja enintään 10 vuoden ajan. Työllisyydenhoidon asiakkuuksissa rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja enintään 2 vuoden ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;

b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai

c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.