Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvityksemme henkilötietojesi käsittelystä.

Tietosuojasi toteutuminen on meille tärkeää. Tämä tietosuojaseloste sisältää tiedot siitä, kuka henkilö- tai kävijätietojasi käsittelee, miksi ja miten. Löydät alta myös tarkemmat kuvaukset siitä, mitä tietoja saatamme sinusta kerätä ja käsitellä.

Rekisterinpitäjä

Y4 Works Oy (“Y4”, “me”)
Y-tunnus: 2978296-6
Osoite: Kanavaranta 9, 00160 Helsinki
Puh: +358 44 741 8648
Sähköposti: tiimi@y4works.fi

Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit olla yhteydessä seuraaviin yhteystietoihin:

p. +358 41 314 2963
tietosuoja@y4works.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Keräämme henkilö- ja kävijätietoja asiakkuuksiemme hoitoon, markkinointiin, palveluidemme tulosten anonyymiin tilastointiin, verkkopalvelujemme kehittämiseen, työnantajavelvollisuuksiin, laskutukseen sekä rekrytointiin.

Asiakkuuksiimme kuuluu sekä yrityksiä (neuvonta-, konsultointi- ja koulutuspalvelut) että yksityishenkilöitä (työllistymis- ja uraneuvonnat sekä koulutukset).

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteina voivat olla:

– Antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn
– Tekemäsi sopimussuhde Y4:n kanssa
– Lakisääteisten velvoitteidemme toteuttaminen
– Oikeutettuun etuumme, joka perustuu kanssasi luotuun asiakkuussuhteeseen
– Julkisesti luovuttamasi tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja saamme säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

– Rekisteröidyiltä eli sinulta itseltäsi
– Kaupparekisteristä
– Väestörekisterikeskuksesta
– Vainulta, Bisnodelta, Asiakastiedolta ja muilta vastaavilta asiakastietoa tarjoavilta yksityisiltä palveluntarjoajilta
– Yritysten omilta Internet-sivuilta sekä niillä hyödynnettävistä analytiikkatyökaluista ja
– TE-toimistoilta tai muulta tilaajalta, kuten kaupungilta, osana asiakkuutta

Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Sinusta voidaan rekisteröitynä käsitellä seuraavia tietoja:

Perustiedot ja asiakkuuden hoitoon liittyvät tiedot

Nimi, puhelinnumero, sähköposti, yrityksen nimi, yrityksen y-tunnus, yrityksen toimiala, yrityksen tunnusluvut, yrityksen ilmaistu tilanne ja yhteydenottojen sisältö.

Henkilöasiakkailta voidaan kerätä tarvittaessa työllistymiseen liittyviä henkilötietoja, kuten työhistoria tai työllistymisen esteet. Henkilötunnus, jos se on välttämätöntä.

Muut asiakkuuden hoidon välttämättömät tiedot.

Rekrytoinneissa sekä rekrytointitoimeksiannoissa nimi, yhteystiedot, ammatilliset taidot, työhakemus, cv ja muut hakijan itsensä toimittamat tiedot. Työnantajana työnantajavelvollisuuksien hoitamiseen liittyvät välttämättömät tiedot.

Tiedot markkinointiin ja myyntiin

Tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut ilmoittamasi tiedot; sinuun kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistumisesi tapahtumiin, suoramarkkinointi- ja muut luvat ja suostumukset sekä kiellot ja rajoitukset.

Sähköisten palveluiden käyttötiedot

Käytämme verkkopalvelujen kehittämistä varten Google Analytics ja Google Tag Manager -työkaluja. Näiden avulla voimme analysoida ja seurata palveluidemme käyttöä. Käyttötietoa keräämme evästeiden avulla. Tietoja ei käsitellä tai tallenneta siten, että niihin voitaisiin yhdistää käyttäjään yksilöitäviä tai henkilökohtaisia tietoja. Voit estää evästeiden käytön Y4 Worksin Internet-sivustolla evästeasetuksistamme tai muuttamalla selaimesi tai laitteesi asetuksia. Jos estät evästeet kokonaan, et välttämättä voi käyttää kaikkia toimintoja ja palveluja.

Verkkopalveluissamme on käytössä myös kolmannen osapuolen yhteisöliitännäisiä. Näiden avulla voimme esimerkiksi kohdentaa mainontaamme sivustokävijöillemme sosiaalisessa mediassa tai seurata sivustomme käyttöä eri palvelujen kautta. Yhteisöliitännäisten sivustot voivat asettaa evästeitä omista palveluistaan ja omien periaatteidensa mukaisesti. Lisätietoja käyttämistämme yhteisöliitännäisistä: Facebook.

Esimerkkejä käyttötiedoista sähköisissä palveluissamme:

  • Käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Palvelujen käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta.
  • Sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivustollemme, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus)
  • Selaimen versio, IP-osoite (anonymisoidaan Google Analyticsissa), istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus, käyttöjärjestelmä ja paikannustiedot

Henkilötietojen luovuttaminen

Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille.

Palvelua tuotettaessa voimme luovuttaa yksilöityjä tietoja yksilöidylle vastaanottajalle, esimerkiksi TE-toimistolle, jos se on osa palvelua.

Voimme luovuttaa tietoja poikkeuksellisesti viranomaiselle lain vaatimalla tavalla.

Joissain tapauksissa voimme jakaa henkilötietojasi ulkopuolisen toimittajan kanssa, kuten rekrytointitilanteissa rekrytointityökalun toimittajan kanssa. Kun jaamme henkilötietojasi ulkopuolisen osapuolen kanssa, teemme niin ainoastaan tarkoituksiin, joihin tiedot alun perin kerättiin. Käytämme tarvittavia turvatoimenpiteitä varmistaaksemme, että ulkopuolinen osapuoli käsittelee tietojasi oikealla ja turvallisella tavalla.

Jos haet työpaikkaa meidän kautta voimme jakaa tietosi kyseiselle rekrytoivalle asiakkaallemme. Asiakas on vastuussa siitä, miten he käsittelevät vastaanottamiaan tietoja. Jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten asiakkaamme käsittelevät henkilötietojasi, suosittelemme kääntymään asiassa suoraan heidän puoleensa.

Voit ottaa meihin yhteyttä saadaksesi yksityiskohtaisempia tietoja siitä, mille ulkopuolisille osapuolille jaamme henkilötietojasi.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Emme siirrä henkilötietoja lähtökohtaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin teemme, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Käsittelemme henkilötietojasi tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Käsittelemme tietoja seuraavien aikojen puitteissa:

  • Työnhakijoiden tietoja enintään 3 vuoden ajan. Mikäli työnhakija toivoo, poistamme tiedot aiemmin ja toiveesta voimme myös säilyttää niitä pidempään.
  • Yritysasiakkaiden tietoja enintään 10 vuoden ajan.
  • Työllisyydenhoidon asiakkuuksissa henkilötietoja enintään 2 vuoden ajan. Tämän ajan päätyttyä poistamme tai anonymisoimme tiedot noudattamiemme poistoprosessien mukaisesti.

Voimme pidättää velvollisuuden käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pidempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistasi.

Oikeus peruuttaa suostumus ja kieltää suoramarkkinointi

Voit milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin ja muihin tarkoituksiin antamasi suostumukset. Voit myös kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin, sitä koskeva profilointi mukaan lukien.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen poistamista, jos

  • Henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
  • Peruutat suostumuksen, johon henkilötietojesi käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
  • Henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus rajoittaa itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

  • Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
  • Käsittelymme on lainvastaista, ja vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
  • Emme enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat ja itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Lisää voit lukea tietosuojavaltuutetun sivustolta.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja voimme sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjämme. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, ilmoitamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa sinulta suostumuksen.