08/11/2021

|

Liiketoiminnan kehittäminen

08/11/2021

|

Liiketoiminnan kehittäminen

Visualisoi tekemisesi tuottavaksi – mitä prosessimallinnus tarkoittaa ja miksi sitä pitäisi tehdä kasvavassa yrityksessä?

08/11/2021

Jaa blogi:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp
Visualisoi tekemisesi tuottavaksi - mitä prosessimallinnus tarkoittaa ja miksi sitä pitäisi tehdä kasvavassa yrityksessä?

Prosessi on hyvin käytetty sana yritysjargonissa. Vaikka termi on kokenut jonkinlaisen inflaation, sisältää se silti tehokkaan ja monipuolisen ajatusmallin yritystoiminnan kehittämiseen. Prosessimallinnus on eräänlaista tekemisen viestintää: sen avulla saadaan tietoa siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja mitkä ovat tekemisen todelliset pullonkaulat.

Miten voit johtaa, jos et tiedä mitä johdat?

Prosessit vastaavat tämän päivän työelämän haasteeseen, jossa tekeminen hajautuu useaan eri osa-alueeseen ja kokonaiskuva hämärtyy. Prosessimallinnus on tapa mallintaa ja tuoda näkyviin yrityksen tekemistä ja kehittää sitä tuottavammaksi. Tätä kehitystyötä on mahdollisuus ostaa tuettuna Konsultointi-palveluna ELY-keskukselta Tuottavuus ja digitalisointi -nimikkeellä.

Y4 Works on yksi Tuottavuus ja digitalisointi -konsultoinnin palveluntuottajista. Prosessien mallinnusta ovat tehneet liikkeenjohdon konsultit Solja Sulkunen sekä Meeri Helminen. Soljalla on taustaa muun muassa kansainvälisen alustapalvelun asiakaskokemuksen kehittämisestä sekä startup-maailman innovaatiokisoista. Meeri taas on taustaltaan ympäristötieteilijä ja työskentelee tällä hetkellä tuplaroolissa myös kestävään kehitykseen erikoistuneen Tyrsky Consulting -yrityksen toimitusjohtajana.

“Kuvailen itseäni jyväskyläläiseksi espoolaiseksi, pienten lasten äidiksi ja jääkiekkofaniksi. Lisäksi harrastan työntekoa”, Solja naurahtaa.

“Taustaltani olen ympäristötieteilijä ja filosofian maisteri. Toimarina ymmärrän sen tuskan, kun kaikkea pitää kehittää ja täytyy olla sekä talous- hr- ja myyntipäällikkö samaan aikaan. Prosessit ja käytännöt helpottavat huomattavasti elämää”, Meeri toteaa.

 

Tuottavuuden lisääminen lähtee ongelman tunnistamisesta ja sanoittamisesta

Tuottavuus ja digitalisointi -konsultointipalvelun otsikko on hyvin laaja. ELY:n sivuilla luvataan: Konsultoinnissa kehität yhdessä kokeneen liikkeenjohdon asiantuntijan kanssa yrityksesi prosesseja tuottavuuden näkökulmasta.

Mistä tässä lähdetään yleensä liikkeelle? Mitkä ovat ne konkreettiset keinot, millä lähdetään parantamaan yrityksessä tuottavuutta?

“Kuvailisin sitä niin, että pyrimme tunnistamaan ne omaa toimintaa estävät tekijät. Sitten kehitämme ja löydämme niihin ratkaisukeinot. Ne voivat olla esimerkiksi toimintamalleja, työvälineitä, teknologiaa tai kulttuuriin ja johtamiseen liittyviä asioita. Aika usein asiakas on jo tunnistanut pullonkaulan ja osaa sanoittaa sen, mikä tökkii. Sitten lähdemme yhdessä sitä purkamaan”, Solja kertoo.

Ongelman tunnistamisen jälkeen otetaan Meerin mukaan prosessimallinnus käyttöön:

“Kun mietitään tätä prosessien näkökulmasta niin alussa lähdetään miettimään myös sitä, mitä tekeminen prosessien näkökulmasta tarkoittaa. Yleensä piirrämme jonkinnäköisen prosessikartan”, hän kertoo ja jatkaa:

“Yrityksissä on yleensä prosesseja, vaikka sitä ei itse ajattelisi. Esimerkiksi myynnin prosessi: miten asiakkaat tulevat yritykseen ja miten sitä lähdetään viemään eteenpäin? Prosessi voi olla myös vaikkapa palkanmaksuun tai sille, miten uusi henkilö perehdytetään yritykseen. Entä mitä tehdään, kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupasta? Silloin ydinprosessi yritykselle voi olla se, että tavara lähtee varastolta asiakkaalle.”

 

Esimerkki prosessikartasta kuvitteelisessa yrityksessä, joka valmistaa sänkyjä.
Esimerkki prosessikartasta kuvitteelisessa yrityksessä, joka valmistaa sänkyjä.

 

Meerin mukaan prosessien tarkoituksena on luoda kokonaiskuvaa yrityksen toiminnasta. Tärkeimmän prosessin tunnistaminen on olennaista ongelman ratkaisemisessa:

“Ylipäätänsä tarkoituksena on luoda yleiskuvaa: millaisia prosesseja tällä hetkellä yrityksessä on? Mitkä ovat tärkeimpiä prosesseja liiketoiminnan näkökulmasta? Usein ne liittyvät kiinteästi siihen toimialaan, missä yritys toimii”, Meeri kertoo.

Myös Solja korostaa oikean rajauksen merkitystä yrityksen toiminnan tarkastelussa. Prosessien tunnistamisessa tärkeää on prosessin rajaus, eli strategiakielellä oikean scopen löytäminen. Tämä tarkoittaa sitä, että prosessilla on oltava selkeä alku- ja päätepiste. Prosessi mallinnetaan visuaalisesti, ja siihen saattaa kuulua myös asiakkaiden tai sidosryhmien tarpeita ja vaatimuksia. Ideaalitilanteessa prosessin tapahtumia päästään myös mittaamaan, mutta ajanpuutteen vuoksi usein pelataan hypoteeseilla.

 

Tehokkuus paranee pienillä tai radikaaleilla muutoksilla

Entäs sitten kun käsillä on huolellisesti laadittu prosessikaavio?

“Sitten lähdemme tuomaan siihen ratkaisuvaihtoehtoja, joita käymme yhdessä läpi. Riippuu asiakkaasta, kuinka radikaaleja muutoksia tehdään. Yleensä tykkään tuoda jonkun villimmän kortin pöytään, jos vaikka puhutaan uuden järjestelmän hankinnasta. Monessa tapauksessa toivotaan myös pieniä inkrementaalisia parannuksia”, Solja kertoo.

Kehittämistyössä tärkeää on Meerin mukaan myös ongelmien jatkuva priorisointi. Lopuksi prosessimallinnus piirretään uudelleen:

“Seuraavaksi voi esimerkiksi yrityksen SWOTin, tavoitteiden tai käyttäjähaastattelujen kautta katsoa sitä, mikä tässä prosessissa ketuttaa eniten, eli toimii kaikkein heikoiten. Tavoitteena on, että tehdään lopuksi uusi kuva prosessista. Tässä on jo mietitty se, mitä pitäisi tehdä toisin. Eli lopuksi kuvataan haluttua lopputulosta ja optimitilannetta”, Meeri kertoo.

 

SIPOC-malli on yksi tapa havainnollistaa yrityksen prosesseja. Kuvassa esimerkki kuvitteellisen sängynvalmistajayrityksen valmistusprosessista SIPOC-mallin avulla.
SIPOC-malli on yksi tapa havainnollistaa yrityksen prosesseja. Kuvassa esimerkki kuvitteellisen sängynvalmistajayrityksen valmistusprosessista SIPOC-mallin avulla.

 

Haasteina usein järjestelmähankinnat ja työnkuvat

Minkälaisiin ongelmiin yritykset sitten hakevat ratkaisuja prosessimallinnuksella? Soljan ja Meerin mukaan tyypilliset haasteet liittyvät uusien järjestelmien hankintaan ja johtamiseen.

“Yhtä asiakasta alkoi pohdituttamaan henkilöstöhallintoon ja omaan johtajuuteen liittyvät asiat. Yrityksessä tuli ilmi henkilöstöhallintoon liittyvä järjestelmätarve. Näimme, että itse asiassa se asia, minkä asiakas halusi saada suoritetuksi, voidaan tehdä osana järjestelmiä. Isompana ongelmana yrityksessä oli se, että heillä ei ollut selkeää paikkaa, missä ihmiset tapaavat ja hakevat sitä tietoa. Ehdotimme heille modernin ajan intranetin rakentamista, ja samalla saatiin ratkaistua myös alkuperäinen ongelma. Se upposi hallitukselle”, Solja kertoo.

Esimerkki järjestelmän hankinnasta löytyy myös ravintola-alalta:

“Eräs asiakas halusi visuaalistaa viikkoraporttejaan. Heillä oli tapana raportoida ne Facebookissa, jolloin viestit helposti sekoittuvat. Tunnistimme ensin alan ja henkilöstön vaatimukset ratkaisulle, ja viesti oli selkeästi se, että isoa muutosta ei kaivattu. Ratkaisu ei siis voinut olla mikään tosi villi kortti.

Sitten kuitenkin esittelin toimarille sellaisia BI (Business Intelligence) -ratkaisuja. Löysin yhden tahon, joka tekee kohdennetusti ravintola-alalle yrityksen toiminnoista saatavan datan visualisointeja ja ennakointia. Esittelyn jälkeen toimari kiinnostui ja koki, että tämä on johtoryhmälle tosi hyvä työkalu. Laajempi yleisö ei ollut kuitenkaan vielä valmis siirtymään tähän, joten heille kehitettiin sitten pienemmän mittakaavan ratkaisu. Saimme yrityksessä historiatiedon talteen ja visuaalistettua ravintolapäälliköille sitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja mitä viime vuonna samaan aikaan tapahtui”, Solja kertoo.

 

Uimaratakaavio on yksi tehokkaimmista malleista havainnollistaa sitä, mitä esimerkiksi yhden sängyn valmistamisprosessi tarkoittaa prosessin eri sidosryhmille. Esimerkkikuvassa punaisella prosessin osa-alueet, joilla kannattavuutta pyritään parantamaan.
Uimaratakaavio on yksi tehokkaimmista malleista havainnollistaa sitä, mitä esimerkiksi yhden sängyn valmistamisprosessi tarkoittaa prosessin eri sidosryhmille. Esimerkkikuvassa punaisella prosessin osa-alueet, joilla kannattavuutta pyritään parantamaan.

 

Meeri on päässyt prosesseilla kehittämään myös johtajuutta:

“Yhden asiakkaan kohdalla tosi tärkeä osa prosessia oli miettiä toimitusjohtajan roolia. Pitääkö hänen keskittyä juuri kyseisen prosessin johtamiseen vai enemmän irrottautua ja miettiä kokonaisuutta? Katsoimme tätä yhdessä ja kävimme läpi, onko työssä sellaisia tehtäviä, joita hän voisi antaa jollekin toiselle. Näin hänellä olisi aikaa myös kehitystyölle. Prosessimallinnus voi olla myös ihan yksilötason pohdintaa: miltä sun työpäivä näyttää?”, hän kertoo.

Joskus asiakkaan toiveena saattaa olla pelkästään prosessin kuvaaminen, jotta ongelmat päästään tunnistamaan.

“Yksi asiakas tarvitsi apua prosessin mallintamisen, jotta he pääsevät kiinni pullonkauloihin heidän ostoprosessissaan. Kyseessä on suomalainen suomalainen vaateketju – he ostavat tuotteita sisälle ja se tehdään käsin. Työ vie tosi paljon aikaa ja aivokapasiteettia. Jos tämän toiminnan saisi automatisoitua niin se olisi todella hyvä. Ongelmana kuitenkin on se, etteivät he tiedä vielä sitä, missä itse ongelma on. Tämän takia yritys haluaa mallinnuksen koko prosessista: mitkä ovat ne vaiheet? Missä suurimmat viiveet oikeastaan ovat? Kuka on ostoprosessin asiakas?”, Solja kertoo.

Tyypillinen asiakkaan ongelma on myös uuden järjestelmän hankinta. Tämä saattaa tyssätä heti alkuunsa, mikäli ajatustyötä ei olla kunnolla tehty:

“Yksi asiakas halusi ostaa järjestelmän. Lopulta kuitenkin ymmärrettiin, että kun prosessejakaan ei oltu kuvattu, ei järjestelmää kannattanut ostaa. Eli ei kannata ostaa järjestelmää, ennen kuin olet kuvannut sen, mihin prosessiin se järjestelmä halutaan ostaa”, Meeri kertoo.

 

Digiajan haasteina ovat järjestelmähankinnat

2020-luvulla tuottavuutta lisää erityisesti toiminnan digitalisointi. Tämä tarkoittaa yrityksissä usein uuden järjestelmän hankintaa. Solja ja Meeri ovat päässeet konsultoimaan runsaasti erilaisissa järjestelmähankinnoissa. Myös näissä projekteissa prosessimallinnukset ovat olleet apuna.

Mitkä ovat asiantuntijoiden vinkit uuden järjestelmän hankintaan yrittäjille? Poimi alla oleva lista talteen ja pidä se työpöydällä, kun suunnittelet uuden pilvipalvelun, ohjelmiston tai työkalun hankintaa. Lista kannustaa huolelliseen ajatustyöhön, jotta järjestelmähankinnasta saadaan mahdollisimman paljon hyötyä ja tehokkuutta tekemiseen.

Soljan ja Meerin muistilista järjestelmän hankintaan

 

  1. Ymmärrä tarpeesi
    “Miksi olet hankkimassa uutta järjestelmää? Minkälaisia asioita odotat, että tapahtuu tai helpottuu hankinnan myötä? Mistä mittareista huomaat sen? Hyviä esimerkkejä mittareista ovat esimerkiksi työaika tai tuotantomäärän muutos. Aika usein lähdetään sillä tarpeella tai tavoitteella, että pankkitili kasvaa. Mutta mikä siihen johtaa? Mistä voit nähdä, että hankinta oli hyvä, ennen kun rahat ovat tilillä? Muista myös määritellä tarpeet erilaisilla aikajänteillä: mitä tarvitaan juuri nyt ja mitä tulevaisuudessa?”
  2. Tunnista käyttäjäryhmät
    “Keitä hankinta koskee? Osallista heidät hankinnan ja tarpeen määrittelyyn. Yritä ymmärtää järjestelmän käyttötapa jokaisen käyttäjäryhmän näkökulmasta ja muotoile vaatimukset ja tarpeet sen pohjalta. Mitä kenenkin pitää saada aikaan arjessaan? Miten hankinnan tulisi sitä tukea? Toimitusjohtajan lisäksi kannattaa järjestelmän hankintaan osallistaa myös muuta henkilöstöä, esimerkiksi tuotannosta. Saattaa olla, että ihmisillä on hyvin erilaisia näkökulmia siihen, mikä on olennaista prosessissa.”
  3. Muista integrointi
    “Mitä muita järjestelmiä yrityksessäsi on? Tarvitseeko niiden keskustella toisten järjestelmien kanssa? Onko hyödyllistä piirtää esimerkiksi integraatiokartta?”
  4. Määrittele must have ja nice to have -elementit
    “Mieti tarpeiden pohjalta, mitkä ovat järjestelmien 70% must-have-elementtejä ja mitkä 30% ovat niin sanottuja nice-to-have -elementtejä, eli sellaisia, mistä voidaan joustaa?
  5. Tiivistä vielä oleellisimmat kriteerit
    “Nämä voi vaikka värikoodata. Tämän jälkeen käydään vuoropuhelua toimittajien kanssa. Hyvä tapa on testata järjestelmiä rauhassa ensin ja jutella asiakaspalvelun kanssa. Millaisiin henkilöihin yritys pystyy tukeutumaan, kun järjestelmää otetaan käyttöön tai palvelua uusitaan?”

Kaiken tavoitteena on fiksumpi tekeminen

Prosessit saattavat kuulostaa monimutkaisilta, mutta niiden takana piilee kuitenkin hyvin käytännöllinen tavoite: tehdä työstä fiksumpaa ja kannattavampaa. Usein kiireisen yrittäjän kannattaa palkata avuksi ulkopuolinen konsultti, joka kykenee katsomaan kokonaiskuvaa uudesta näkökulmasta.

Mikä on asiantuntijoiden mielestä kaikkein olennaisinta tuottavuuden parantamisessa ja prosessikarttojen piirtelemisessä?

“Tarpeen ja vaatimusten määrittelystä se kaikki lähtee. Tarpeen määrittely on huomioitava niin liiketoiminnan kuin yksilön kannalta. Esimerkiksi oppimisalustan hankinnassa ihmiset usein haluavat alustan, jotta voivat jakaa materiaalia oppilaille. Usein yritän ohjata tätä syvemmälle kysymällä: mitä haluat liiketoiminnallisesti? Mihin pyrit tällä uudella järjestelmällä? Mitä tapahtuu hankinnan jälkeen? Kokonaiskuva on hyvä olla kirkkaana mielessä, ennen kuin siirrytään käyttäjätasolle”, Solja kiteyttää.

Meeri korostaa prosessien merkitystä yrityksen kasvaessa. Prosessit ovat eräänlaista tekemisen viestintää:

“Prosessikonsultointi on tosi läpileikkaava juttu. Kun yrityksessä alkaa olla kokoa, niin voi alkaa syntyä myös erilaisia näkemyksiä siitä, mitä prosessit oikeastaan ovat ja mikä niissä on olennaista. Mitä enemmän yritys kasvaa, sitä enemmän asiat ovat useamman ihmisen aivoissa. Silloin on olennaista tehdä yhteisiä kuvauksia. Jotta tehdään samoja asioita.”

Lukuaika: 10 minuuttia

Julia Niskanen
Julia Niskanen
“Prosessimallinnus on aiheena hyvin abstrakti. Soljan ja Meerin haastattelu avasi silmiäni siitä, kuinka konkreettisilla ja lopulta yksinkertaisilla keinoilla yrityksillä voidaan kasvattaa tuottavuutta. Työ vaatii konsultilta hyvin paljon yleistietämystä ja kokonaiskuvan hallitsemista, joten iso hatunnosto meidän konsulteille!”

Kiinnostaako prosessiesi kehittäminen Y4:n asiantuntijoiden kanssa?

Tuottavuus ja digitalisointi -konsultointia voit ostaa ELY-keskuksen tukemana Y4 Worksilta.

Kirjoittajasta

Julia Niskanen
Julia Niskanen
“Prosessimallinnus on aiheena hyvin abstrakti. Soljan ja Meerin haastattelu avasi silmiäni siitä, kuinka konkreettisilla ja lopulta yksinkertaisilla keinoilla yrityksillä voidaan kasvattaa tuottavuutta. Työ vaatii konsultilta hyvin paljon yleistietämystä ja kokonaiskuvan hallitsemista, joten iso hatunnosto meidän konsulteille!”

Jatka lukemista